Ricos ou
pobres, todos temos em comum o tempo: nossas 24 horas não podem ser encurtadas
ou estendidas, mas sim devidamente aproveitadas. Não quero dizer que devemos
usar laboralmente nossas 24 horas - temos sim que
saber dividir bem o tempo para acomodar produção, descanso e lazer. No entanto,
ouço cotidianamente muita gente se queixar da velocidade da vida moderna, da
ansiedade e da correria sem descanso.
A primeira coisa que recomendo é paradoxal: PARE. É preciso primeiro analisar
com detalhe como está a rotina conduzida. Muitas vezes vejo pessoas que fazem
infinitas atividades sem qualquer planejamento, somente reagindo aos estímulos
de produção: há um problema, vá resolver. Este é um dos maiores ladrões de
tempo: a reação por estímulo de urgência. Isso faz com que deixemos de lado o
que é importante, nossa meta, nossa prioridade.
Para começar a controlar melhor o tempo que dispomos, precisamos definir metas
e objetivos: o que queremos realizar naquele dia, naquela semana, em dois meses,
assim por diante. É fundamental ter organização do que será feito, além de
aprender a lidar com o tempo, o trabalho burocrático e mesmo o telefone.
De um ponto de vista prático, recomendo as atitudes abaixo para auxiliar em sua
concentração e buscar um melhor uso do tempo:
• Faça um plano diário do que você quer realizar. Coloque este plano no papel,
ou no computador, mas tenha isso bem claro; não deixe que este plano esteja
somente na sua cabeça. Quando escrevemos, realizamos a primeira ação para que
este plano se concretize.
• Desenvolva lista de metas a atingir (diárias, semanais, mensais e anuais).
Não tenha medo que alguns pontos não saiam exatamente como planejados; é
importante corrigir as metas periodicamente. Você verá que irá mais facilmente
conquistar os objetivos e ter melhor noção do tempo que dispôs para isso.
• Tenha prioridades, e aprenda a pesar suas contra as de seu chefe ou de seus
clientes. Não aceite passivamente metas que você sabe que não poderá atingir.
Uma coisa é superação, vencer desafios. Outra é tentar fazer o impossível, o
que não acontecerá de forma alguma.
• Tenha horário para trabalhar só e outro onde você está aberto para receber
pessoas. Isso ajuda imensamente na organização. Pode parecer até pretensioso,
mas ao ser posto em prática irá ajudar muito inclusive para aqueles que
trabalham ao seu redor.
• Nunca tenha um papel mais do que duas vezes em suas mãos. Uma vez é muito
melhor. Focalize para fazer isto. Não deixe pendências rolando por muito tempo,
tente resolvê-las e finalizá-las.
• Aproveite a tecnologia - computadores, calculadoras, handhelds,
celulares e telefones fixos. Mas não seja escravo deles. Procure usá-los de
acordo com o seu primeiro planejamento, para que sejam eficazes na sua vida.
• Diminua o tempo gasto com leitura de negócios. Aprenda a folhear, marque o
que for importante e posteriormente leia com detalhe. Muitas idéias saem mais
facilmente quando juntamos artigos e textos de um assunto e podemos nos dedicar
à leitura totalmente.
• Participe somente de reuniões importantes. A princípio, parece que todas são.
Nem tanto: analise o que realmente precisa de sua presença (e eventualmente até
de uma reunião, será que uma conversa informal pode adiantar?) e procure
documentar o que foi falado e decidido para evitar possíveis repetições
futuras.
• Faça negócios durante o seu almoço quando isso puder acrescentar
positivamente ao seu dia-a-dia. Não tente anular o único momento de relaxamento
e desestresse. Se não, agende horários viáveis para que
você e seu convidado possam efetivar negócios. Não force seu corpo, lembre-se o
quanto ele é caro!
• Procure fazer uma atividade física todos os dias, nem que seja uma caminhada
de vinte minutos. Isso é excelente para aliviar sua cabeça e recuperar as
energias.
• Por último, aprenda a delegar. Não concentre tudo em suas mãos, pois isso
traz uma sobrecarga e a falsa sensação de insubstitubilidade.
Use seu tempo e trabalho naquilo que somente você é capaz de realizar.