TEMPO: FAÇA COM QUE ELE TRABALHE A SEU FAVOR
Falta de tempo. Essa é a queixa mais freqüente de profissionais de todas as áreas. O relógio e o calendário se tornaram, neste final de século, os inimigos públicos número um de quem trabalha.
No entanto, existem pessoas que, miraculosamente, sempre conseguem tempo para fazer o que devem ou desejam. Quem não conhece o executivo que chega cedo ao escritório, depois de ter nadado seus 1.200 metros? Ou tem um cliente ou fornecedor que miraculosamente nunca esquece de uma data importante? Ou, ainda, tem um colega que consegue entregar todos os projetos sempre antes do prazo?
Qual é o segredo dessas pessoas? O dia delas, afinal, tem as mesmas 24 horas. Aonde arranjam tempo? O mistério tem uma solução simples. Essas pessoas adotam práticas de administração do tempo, pequenas medidas que, quando somadas, resultam em economia de tempo e em um melhor desempenho profissional.
Nesta coluna, vamos ver algumas dicas sobre como conseguir esse milagre – que, de “milagroso”, não tem nada.
1. Estabeleça prioridades
Determine o que é realmente importante e veja o que pode ser delegado ou simplesmente riscado de sua lista de compromissos.
2. Antecipe datas
Como a maioria de nós tem uma tendência a se por em movimento apenas quando está próximo da “data fatal”, sempre que tiver que realizar uma tarefa com uma data fixa, antecipe essa data em alguns dias. Isso fará com que, em primeiro lugar, haja uma sensação de maior urgência. E, em segundo lugar, lhe dará um prazo de alguns dias para lidar com situações imprevistas, ou para refazer algo que não tenha ficado a contento.
3. “Invente” datas
Quando um projeto não tem uma data fatal, invente uma. Ou estabeleça várias datas para cumprir determinadas etapas do projeto. Dessa maneira, estará determinando prazos para “se livrar do abacaxi”. Tanto esta técnica quanto a anterior valem não só para a administração de sua agenda pessoal, mas também para a solicitação de um serviço ou informação para colegas e funcionários. Se você precisa de um relatório para sexta-feira, dê como prazo fatal terça-feira. Se você não tem um prazo fixo para que alguém lhe passe determinada informação, estabeleça um prazo.
4. Use calendário e agenda
Calendário e agenda. Essas são provavelmente as duas palavras mais importantes de todo o processo de administração de tempo. Um calendário de parede, com as datas claramente marcadas, e uma agenda de bolso, com todas as tarefas e datas de vencimento listadas são um auxílio indispensável. Mas atenção, não transforme seu calendário em uma listagem sem fim de pequenas tarefas óbvias. Use, se preciso, códigos de cores para determinar o grau de importância e urgência de cada tarefa ou compromisso. Por exemplo: anote em verde pequenas tarefas. Use o azul compromissos periódicos que se repetem, como aniversários (e lembre-se de colocar um lembrete dois dias antes para providenciar o presente, se for o caso) reuniões de comitês e encontros de avaliação. E reserve o vermelho para datas de grande importância.
5. Habitue-se a fazer anotações em locais pré-determinados, colocando a data
Habitue-se a manter seus papéis em ordem. Não anote um número de telefone na primeira folha de papel que encontrar, mas sim na sua agenda. Se tem uma idéia relativa a um projeto, anote em um arquivo de texto no computador com um nome pertinente (como “Projeto Tempo – idéias”, ou junte todo o material daquele projeto em uma mesma pasta. Organização é uma chave essencial para ganhar tempo. Se você contar o tempo que um desorganizado leva tentando achar coisas, vai ter uma idéia da importância de ter tudo no lugar.
6. Use bem o telefone
Sempre que possível, use o telefone para resolver assuntos. Mas seja objetivo e vá direto ao ponto – sem, é claro, ser rude. Telefone pode ajudar, e muito.
7. Consulte sua agenda pela manhã e ao terminar o dia de trabalho
O primeiro passo do dia deve ser consultar a sua agenda ou calendário, verificando o que está determinado para aquele dia. O último gesto deve ser o de consultar a agenda e ver o que está programado para os próximos dias. Assim, se evitam surpresas desagradáveis.
8. Seja preguiçosa: seja perfeccionista
Uma vez vi uma assinatura em um email que me encantou: “Eu não sou perfeccionista. Sou preguiçoso”. Quando se vê a questão do ponto de vista da administração do tempo, não há frase mais verdadeira. Quem faz algo muito bem feito faz apenas uma vez – e ganha tempo. Seja, portanto, preguiçosa, muito preguiçosa: faça tudo com absoluta perfeição.
9. Crie espaços para você
Quando se fala em tempo se está, também, falando em qualidade de vida. E quem não tem qualidade de vida está sempre cansado – sem condições de administrar o próprio tempo adequadamente. Por isso, a maioria das pessoas bem sucedidas reserva um certo tempo para si mesma, seja fazendo exercícios – que são essenciais para a boa saúde – seja dedicando-se a algum hobby que permita relaxar e recarregar as baterias.